Filing a Moving-In Notification at the Ward Office — JLPT N3 Japanese Conversation
The situation
Yattan (ヤッタン) has just moved into the ward and goes to the ward office (区役所) to talk with a clerk (区役所の職員).
すみません、先月引っ越してきたので、転入届を出したいんですが。
すみません、せんげつ ひっこしてきたので、てんにゅうとどけを だしたいんですが。
Excuse me, I moved here last month, so I'd like to file a moving-in notification.
かしこまりました。引っ越してから14日以内に出さなければなりませんが、いつ引っ越されましたか。
かしこまりました。ひっこしてから じゅうよっかいないに ださなければなりませんが、いつ ひっこされましたか。
Certainly. You have to submit it within 14 days of moving, but when did you move?
6月20日です。まだ間に合いますか。
ろくがつ はつかです。まだ まにあいますか。
June 20th. Is there still time?
はい、大丈夫です。では、この番号札を取って、あちらでお待ちください。
はい、だいじょうぶです。では、この ばんごうふだを とって、あちらで おまちください。
Yes, you're fine. Then please take this number ticket and wait over there.
手続きに必要なものは何ですか。
てつづきに ひつような ものは なんですか。
What do I need for the procedure?
転入届のほかに、前の市の転出証明書と、身分証明書が必要です。マイナンバーカードはお持ちですか。
てんにゅうとどけの ほかに、まえの しの てんしゅつしょうめいしょと、みぶんしょうめいしょが ひつようです。マイナンバーカードは おもちですか。
Besides the moving-in form, you need the moving-out certificate from your previous city and an ID. Do you have your My Number card?
はい、あります。書き方がよく分からないので、確認していただけますか。
はい、あります。かきかたが よく わからないので、かくにんして いただけますか。
Yes, I do. I'm not sure how to fill it out, so could you check it for me?
もちろんです。書き終わったら、この窓口に持ってきてください。住民票もそのとき発行できますよ。
もちろんです。かきおわったら、この まどぐちに もってきてください。じゅうみんひょうも その とき はっこうできますよ。
Of course. When you've finished writing, bring it to this counter. We can issue your residence certificate at that time too.
助かります。ありがとうございます！
たすかります。ありがとうございます！
That's a big help. Thank you so much!
Key expressions
- 〜なければなりません — "must / have to." The clerk uses 出さなければなりません ("must submit") to state a rule that binds everyone, not a personal command — which is why it feels neutral rather than pushy. See 〜なければならない (must / have to) for how the negative-conditional stem builds this obligation form.
- 〜ていただけますか — "Could you (please) ~ for me?" The most polite everyday request pattern: て-form + いただけますか. Yattan says 確認していただけますか to ask the clerk to check the form. More on the humble register in 〜ていただけませんか (polite requests).
- 〜たら — "when / once ~." 書き終わったら means "once you've finished writing." たら sets up a one-time sequence: do A, then B follows. See 〜たら (conditional).
- 〜のに必要な — "needed for ~." 手続きに必要なもの = "the things needed for the procedure." Here the noun takes に; with a verb you'd say 〜のに必要な (e.g. 申請するのに必要な書類, "documents needed to apply").
About the ward office (区役所)
Every resident of Japan is registered at a city, ward, or town office, and the 転入届 (moving-in notification) is the very first thing you file after arriving in a new municipality — legally within 14 days of moving in. You'll usually pull a 番号札 (number ticket) from a machine and wait for your number on a screen. Bring your 転出証明書 (moving-out certificate from your old city) and your マイナンバー card; once registered you can request a 住民票 (residence certificate), which almost every later procedure — bank account, phone contract, insurance — will ask for. Handy survival phrase: 「転入届を出したいんですが」 ("I'd like to file a moving-in notification").
Frequently asked questions
How long do I have to file a 転入届 after moving?
Within 14 days of moving into the new municipality. The clerk states this with 14日以内に出さなければなりません ('you must submit it within 14 days'). Filing late can complicate other paperwork, so go early.
What's the difference between 転入届 and 転出届?
転出届 (moving-out) is filed at your OLD city office before you leave, and it gives you a 転出証明書. 転入届 (moving-in) is filed at your NEW office, and you hand over that certificate as proof.
Why does everyone keep asking for a 住民票?
住民票 is your official proof of address from the resident registry. Banks, phone carriers, and employers all request it, and you can only get one after your 転入届 is processed — which is why it's worth registering right away.