Asking at the University Student Affairs Office — JLPT N3 Japanese Conversation
The situation
Yattan (ヤッタン) walks up to the counter at the student affairs office (学生課) and talks to a staff member (職員さん) about registering for a class.
すみません、履修について聞きたいんですが。
すみません、りしゅうについて ききたいんですが。
Excuse me, I'd like to ask about course registration.
はい、どうぞ。どうされましたか。
はい、どうぞ。どうされましたか。
Sure, go ahead. What can I help you with?
この授業を追加したいんですが、どうすればいいですか。
この じゅぎょうを ついかしたいんですが、どうすれば いいですか。
I'd like to add this class — what should I do?
では、この履修登録の用紙に記入してください。
では、この りしゅうとうろくの ようしに きにゅうしてください。
In that case, please fill in this course registration form.
書いたら、この窓口に出せばいいですか。
かいたら、この まどぐちに だせば いいですか。
Once I've written it, do I just submit it at this window?
はい。その時に学生証も見せていただけますか。
はい。その ときに がくせいしょうも みせて いただけますか。
Yes. Could you also show me your student ID at that time?
わかりました。締め切りはいつまでですか。
わかりました。しめきりは いつまでですか。
Understood. Until when is the deadline?
今週の金曜日までです。忘れないでくださいね。
こんしゅうの きんようびまでです。わすれないで くださいね。
It's until this Friday. Please don't forget.
ありがとうございます。助かりました。
ありがとうございます。たすかりました。
Thank you so much. That's a big help.
Key expressions
- 〜について — "about ~ / concerning ~." Marks the topic you want to ask about: 履修について、成績について、奨学金について. It's a step more formal than 〜のこと and is exactly right at an office counter. See 〜について (about, concerning) for the full pattern.
- 〜んですが — the soft opener. Adding んですが (from のです + が) frames your statement as background and invites help, instead of firing off a blunt request. Yattan uses it twice: 聞きたいんですが / 追加したいんですが.
- 〜ば…いいですか — "Is it okay if I ~? / What should I do?" The conditional ば sets up "if I do X, is that fine?": 出せばいいですか, どうすればいいですか. See 〜ば (conditional form) for how to build it.
- 〜ていただけますか — "Could you please ~ (for me)?" The most useful polite request at any counter: 見せていただけますか, 教えていただけますか. See 〜ていただけますか / 〜ていただけませんか for the humble-request logic.
About the 学生課 (student affairs office)
Almost every Japanese university has a 学生課 or 教務課 — the front desk for anything paperwork-related: 履修登録 (course registration), grade certificates, commuter passes, and lost-and-found. Registration runs on strict windows (履修登録期間) with a hard 締め切り, and missing it can mean waiting a whole semester, so staff will often remind you like the 職員 does here. Keep your 学生証 (student ID) on you, since you'll be asked to show it constantly. The one survival phrase to memorize: 「〜の手続きはどこですればいいですか」 ("Where should I do the procedure for ~?").
Frequently asked questions
What's the difference between 〜について and 〜のこと?
Both mean 'about ~,' but 〜について is more formal and written-sounding, which makes it a natural fit at an office or in an email. 〜のこと is softer and more conversational: 友だちのことを話す ('talk about my friend'). At the 学生課, 履修について is the safer choice.
Why does Yattan end sentences with 〜んですが and then stop?
The trailing が isn't a mistake — it's polite. 〜んですが presents your situation as background and leaves space for the staff to offer help, which sounds softer than a direct question. You can leave it hanging or add 〜んですが、どうすればいいですか to finish the thought.
Is 出せばいいですか too casual for an office?
No. The 〜ば…いいですか pattern is neutral-polite and perfect for confirming a procedure: 'If I submit it (here), is that okay?' It shows you're checking the correct step rather than assuming, which staff appreciate.